こんにちは、バイト工場長です。
会社組織である以上は予算のお話を避けては通れないですよね。
予算にも年間予算や月間予算、部門予算などいろいろありますが、月々で締め切って管理するのが一番身近ではないでしょうか。
人件費が月々締めだから合わせるのが当然ですが、まず月々の管理がしっかりしていて、それを積み重ねれば自ずと年間の結果はついてくるという発想を持たれる方が大多数だと思います。
そんな中でも意識をしないと予算オーバーしてしまう落とし穴があると思いますので見ていきたいと思います。
予算を多めにしているつもり
起業した初年度とかじゃない限り前年の使用実績は残っているでしょうから、定期点検や定期購入品などは見込みやすいです。
でも、高額な予備部品購入予定とかを月別で予定に入れずに、上記の「前年実績」よりは多く見込んだつもりでいると痛い目を見ます。
特に購入担当者が複数いると、それぞれが「多く買い物できる」と誤解してしまい、結果的に予算オーバーへまっしぐら。
合算した金額しか共有していない
これは意外とあるんですが、購入担当者が「月間予算」の全体金額しか把握していないパターンです。
他の部門や担当者が購入する分を考慮していないので、当然これも予算オーバーになりがちです。
前年実績から導いた購入予定品の金額や前月に間に合わずずれ込んできた出費などを前もって引き去って、変動費として使える残額を示していない場合も該当するでしょう。
特に部門ごとに分かれて購入担当者がいる場合は、自分以外に割り当てられた金額も把握させる必要があります。
日々の購入記録がない
購入記録については、あったとしても部門別しかない場合も同様に考えますが、
日々購入した内容を記入（入力）して常に残額をチェックしていないと、気づいた時には予算オーバーなんてことに・・・
締め日直前に伝票整理するような管理だと「まとめてびっくり！」となるのは想像に難くないですね。
注文書を起票しない
決裁者とまではいかないにしろ、管理者に注文書をチェックしてもらう仕組みがない場合もご用心。
残額の共有とは真逆の管理と言えますが、注文書が起票されていてゴーサインが出た分の記録（入力）が積みあがっていれば残額も把握ができます。
管理者に承認をもらうという意味が強いですが、そこに予算の残額管理を合わせるとより早い段階で予算の絞り込みが可能になります。
号令だけ
「今月は予算が厳しいから、買い物は控えろよ！」なんて号令だけだとほぼ１００パーセント使い過ぎるでしょう。
やはり各人に残額が何円なのかを把握させないと、買い物を控えさせることは不可能ではないでしょうか。
作業効率と一緒で、予算管理においても「ゴールを設定すること」が不可欠だと思います。
買う前からすでに予算管理は始まっているということで、担当者で気を付けあって予算内に収めれば達成感は大きいと思います。
収益に直結することなので、担当者全員でよく意見をすり合わせて達成させたいものですね。
本日も最後までお読みいただきありがとうございました。何かのお役に立てれば幸いです。